Rotary Belux - District 2160

YEP

Youth Exchange Program

Long Term Exchange

Vocabulaire

YEO – Le Youth Exchange Officer est le responsable de la commission jeunesse du club par lequel se fera le(s) lien(s) avec le(s) candidat(s) étudiant(s) d’échange.

YEP – Tout étudiant faisant partie du Youth Exchange Program.

Outbound – L'étudiant belge qui part en échange à l’étranger.

Inbound – L'étudiant étranger qui vient chez nous en échange.

Rebound – L'étudiant qui rentre dans son pays d’origine après la fin de son échange.

Buts des échanges via le Rotary

Pour les étudiants :

Vivre et étudier dans un autre pays de culture et de langue différentes.
Être des ambassadeurs de la Belgique et du Rotary belge.
Promouvoir et faire progresser l'entente entre les peuples du monde.
Acquérir une langue étrangère est une conséquence, et non un but, qui facilite l’échange et l’intégration dans le pays d’accueil.

Pour les parents, le Rotary et les familles d'accueil:

Accueillir des étudiants venant d'autres régions du monde permet aussi à tous les intéressés de découvrir d’autres cultures et de mieux comprendre les avantages mais aussi les problèmes que vivent et subissent certains pays du monde.

Âge des candidats

L’âge, comme indiqué dans les quelques exemples repris cidessous, est l'âge moins un jour à la date de départ. Ces limites sont très strictes aux USA, NZ, Australie …

Australie, Canada, Nouvelle Zélande, Afrique du Sud, Japon : moins de 18 ans
USA : moins de 18 ans ou 18 ½ ans selon les états
Amérique du Sud : moins de 19 ans
Autres pays : en général, moins de 18 ½ ans

Consultez le YEO du Rotary Club de votre région lequel possède une liste exhaustive* des différentes destinations possibles.

Une destination* peut être annulée ou modifiée pour des raisons de manque de sécurité dans le pays attribué !

Destinations possibles pour les échanges

Un bon nombre de pays répartis dans le monde sont accessibles et dans lesquels sont implantés des Clubs Rotary qui sont certifiés pour accomplir des échanges.

Une liste mise à jour est disponible auprès du YEO du club de votre région.

Si toutefois un pays vous intéresse et n’est pas repris sur cette liste, pour autant que ce ne soit pas un pays à risques, vous pouvez toujours contacter le responsable du club afin de voir si des échanges sont possibles avec le pays demandé.

Chaque candidat reçoit la possibilité de choisir trois pays dans lesquels il souhaiterait éventuellement séjourner mais doit également choisir deux langues différentes.

Exemple : USA – CANADA – ARGENTINE = anglais & espagnol.

Malgré cette possibilité offerte, rien ne garantit que le candidat pourra se rendre dans un des trois pays de son choix ! Il faut se rappeler que le but premier est de réaliser une année d'étude en découvrant un autre pays et une autre culture.

Départ et séjour du Outbound

Les départs ont toujours lieu entre début juillet et fin aout, sauf, parfois, l’une ou l’autre exception et selon la destination.

Dans la majorité des pays, l’étudiant d’échange partagera son séjour au sein de trois familles.

Dans une minorité de pays, il est possible qu’il soit hébergé seulement dans une ou deux familles tout au long de son année d’échange.

L’arrivée et la durée du séjour des Inbounds

Attention, ce paragraphe est très important !

Les étudiants qui arrivent en août repartent généralement en juillet de l’année qui suit et selon le pays d’origine de l’étudiant.

Les étudiants qui arrivent en janvier repartent généralement en décembre de la même année et selon le pays d’origine de l’étudiant

Ces décalages sont liés au fait que certains pays fonctionnent avec des années scolaires académiques, comme chez nous en Belgique, et d’autres fonctionnent avec des années scolaires dites calendrier.

Le billet d’avion

Le billet d'avion doit obligatoirement être valable un an, modifiable, doit être un billet aller-retour et doit être pris individuellement par chaque étudiant.
La date du départ doit être fixée en accord avec la famille d'accueil et le Rotary Club hôte.

Que devra faire le candidat à l’échange ?

Après avoir terminé et réussi sa cinquième année d’humanité, et après l’obtention de son bulletin, le candidat peut contacter le Club Rotary de sa région et entamer les démarches suivantes :

Adresser une lettre de candidature et de motivation au YEO du Club qu’il a sollicité.
Demander une rencontre avec le YEO qui expliquera la philosophie d’un échange via le Rotary International.
Le YEO lui remettra, un document appelé Initial Application Form, ou IAF, que l’étudiant complètera et rendra avec une copie de son bulletin scolaire.
Si les candidatures sont trop nombreuses et étant donné que chaque club certifié ne peut accepter que 1, 2 ou 3 candidats, une sélection devra se faire et sera motivée par l’ordre d’entrée des candidatures ainsi que par les motivations de chaque candidat à l’échange.
Chaque candidat devra OBLIGATOIREMENT participer à toutes les séances de préparation, d’informations et de formation qui se dérouleront tout au long de l’année scolaire qui suivra le dépôt de sa candidature. Il y aura environ cinq séances réparties sur l’année dont un week-end.
Chaque étudiant devra compléter un dossier en y indiquant diverses informations personnelles, sur les familles, données médicales et dentaires, … Ce dossier sera en partie à compléter directement en ligne sur le site du Rotary International et dont une paire de codes d’accès sera attribuée par le YEO à chaque étudiant candidat.

Les familles et l’école d’accueil

La famille référente qui envoie son enfant, aidée éventuellement par le YEO de son Rotary Club parrain, s'engage à trouver au moins trois familles pour accueillir l'étudiant étranger. Elle doit elle-même être une de ces trois familles. Le choix de ces familles doit être compatible avec l'école (une seule) qui sera fréquentée par l'étudiant d’échange tenant compte des distances, des moyens de transport …

Le YEO du Club parrain doit visiter chaque famille et l’agréer.

Les familles d'accueil considéreront leur étudiant d'échange comme leur propre enfant et la famille référente prendra donc en charge ses divers frais de scolarité ainsi que les frais de transports tel que abonnement, bus, train, tram, métro, soit le transport adéquat qui l’emmènera jusqu’à son école et à sa maison.

La famille de l'étudiant Outbound, soit la famille référente, en concertation avec le responsable du Club Rotary, demandera un accord écrit à la direction de l’école qui acceptera et accueillera l'étudiant d'échange tout au long de son séjour en Belgique.

Aspects financiers

On peut estimer le coût total de l’échange de votre jeune pendant toute la durée de son séjour à une somme allant, environ, de 4.500 à 8.000 € en fonction du pays de destination.

Ces différences peuvent être justifiées par la distance, le type d’assurance, un voyage de fin de séjour imposé par le district hôte, … Le YEO de votre club est en mesure de pouvoir vous détailler ces différences.

Inscription au District

Les frais de dossier s'élèvent à 980 € et couvrent tous les frais de formation du jeune candidat à l’échange ainsi que la fourniture du blazer qui est obligatoire, des cartes de visite, les coûts du weekend de formation, ...

Après acceptation du dossier de votre jeune, un premier acompte de 500 € est à payer pour la fin du mois de septembre. Le solde de 480 € devra être versé avant lesweek-end de formation Outbound..

Ce forfait ne couvre pas les frais de billet d’avion ni ceux liés à l’obtention du passeport, de l’assurance, le visa d’un an, … mais sont bien repris dans l’estimation repris en début de page.

Prix du voyage aller-retour Variable selon la destination.

!!! Rappel !!!

Un billet aller-retour, modifiable et valable pendant un an est obligatoire !

Assurance

Une assurance validée par le Rotary International et valable pendant un an est obligatoire !

Cette assurance sera en principe définie par le District hôte.

Passeport et visa

Les frais d’obtention du passeport et du visa sont variables selon le pays de destination.

Effets personnels

Il faut veiller à ce que l'étudiant qui part soit convenablement habillé et équipé. Qu'il prenne avec lui quelques cadeaux pour les familles d'accueil. Les pays asiatiques et latino-américains, par exemple, y sont très sensibles !

Fond d'urgence

Une somme équivalente à environ 400 € sera consignée sur un compte dès l'arrivée dans le club d'accueil. Elle reste propriété de l'étudiant et est destinée à parer au plus pressé en cas d'incident éventuel.

Argent de poche

L'étudiant Inbound recevra pendant dix mois, de son club Rotary hôte, une somme qui équivaut à 70 €, par mois, comme argent de poche. Cette somme est variable selon le cout de la vie et du pays de destination.

Tour du pays

De nombreux districts rotariens d'accueil organisent, en fin de séjour, un tour du pays ou d’un pays qui est le plus souvent facultatif sauf dans l’un ou autre pays d’exception. Le coût en est très variable et peut osciller entre 750 et 4.000 € selon le pays de destination. Ce montant est inclus dans l’évaluation du coût total du séjour repris en page 7 → Aspects financiers.

Accueil de l'étudiant Inbound

La famille, dite famille de référence, qui envoie son enfant est une des trois familles d'accueil et est souvent la première. Elle prendra en charge tous les frais de scolarité de l'étudiant Inbound pour toute l'année scolaire, comme ceux de son propre enfant, et y compris les frais de transports le conduisant à l’école et le ramenant à la maison.

Chaque famille d'accueil assurera les frais d’hébergement et ceux occasionnés par les activités familiales.

Autres aspects financiers

Il ne faut pas gâter exagérément l'étudiant Inbound. Il faut agir avec lui comme avec ses propres enfants, en tenant compte de la somme de 70 € d’argent de poche que le jeune percevra mensuellement de son Rotary Club hôte.

La famille n'a pas à payer les déplacements que l'étudiant fait en dehors d'elle. Ce sera soit le Club, s'il s'agit d'une activité du Club ou du District, soit l'étudiant lui-même, avec ses fonds propres, s'il s'agit d'une activité ou d'un voyage privé ou organisé par le ROTEX ou par la commission BRESA.

Ces déplacements doivent faire l'objet d'autorisations tant de la famille d'origine de l'étudiant que de la famille d'accueil, du YEO de son Club et du District hôte du Rotary.

La famille belge continue à recevoir les allocations familiales pour son enfant qui séjourne à l'étranger. Il faut évidemment fournir un certificat scolaire délivré par l'école qu'il fréquente.

Les étudiants, tant Inbounds que Outbounds, seront convoqués à des réunions d'informations OBLIGATOIRES ! Les frais de ces réunions sont compris dans le forfait. Les familles d'accueil seront également conviées à certaines réunions mais à leurs propres frais.

Conseils aux parents

Pour l'étudiant, futur Outbound

Veiller à la validité de son passeport jusqu’à au moins 6 mois après la date prévue de son retour. Deux copies couleur du passeport devront être jointes au formulaire de demande. La demande de passeport doit donc être faite en temps utile.
L’organisation du Rotary demandera, pour des raisons de fiabilité et lors de la constitution du dossier, que chaque candidat à l’échange dispose d'une adresse électronique de type "@gmail.com" ce qui nous permettra de communiquer aisément avec lui tant en Belgique qu'à l'étranger. Nous conseillons fortement aux parents d'avoir également une telle adresse et, bien évidemment, différente de celle de l'étudiant. Toutes les communications, convocations, transmissions de documents etc... se feront quasi uniquement par cette voie.
Il est conseillé de ne pas téléphoner à son enfant pendant son séjour à l’étranger sauf en cas d’urgence ou pour des fêtes d’exceptions ! Exemple, fêtes de Noël, anniversaire, accident, ou tout cas de force majeure …
Il est demandé de ne pas lui rendre visite avant nos vacances de Pâques. La majorité des districts d'accueil l'interdisent. Après, nos vacances de Pâques, les visites peuvent avoir lieu mais uniquement hors jours de scolarité, avec l’accord des responsables rotariens locaux et des familles d’accueil.
Il est conseillé de pas se laisser attendrir par quelques difficultés tel que le mal du pays, par exemple, qui apparaît parfois au début du séjour. Trouvez les bons mots pour l’aider et l’encourager à "mordre sur sa chique". Dès qu’il sera quelque peu intégré, ce sera très vite oublié.
Le programme se termine officiellement lors du retour définitif de l’étudiant. Dès la moitié du séjour (janvier ou juin), l'étudiant doit avertir le Club hôte de ses projets et faire les réservations nécessaires pour le retour vers son pays
Les étudiants aiment se sentir accueillis et encadrés et ne vous en voudront pas si vous leurs refusez certaines choses.
Ils connaissent le règlement, ils l'ont signé ainsi que leurs parents et se sont engagés à le respecter.
En cas de problèmes, les responsables de la commission jeunesse du Club peuvent demander conseil ou avis au District.
Le non-respect, venant d’un étudiant d’échange, d'une clause du règlement du Rotary International peut entraîner son renvoi immédiat !
Chaque échange coûte environ 1.500 € à chaque Club qui participe au programme d’échanges et par étudiant qu’il parraine:
- 70 € d'argent de poche par mois, soit entre 700 € et 840 € par étudiant Inbound et par an,
- les repas pris au Club et les frais de participation à des activités du Club et/ou du District,
- 140 €, par étudiant Inbound, de frais de participation aux activités organisées certains mercredi après-midi,
- les fanions remis à chaque étudiant Outbound et Inbound.
- des activités organisées et prises en charge par le club.

Pour l'étudiant Inbound

Veiller à ce qu'il possède bien un billet d'avion modifiable, aller-retour, valable un an, son certificat d'assurance, son fond d'urgence, etc...
L’aider à participer au week-end d’accueil.
Lui renseigner une banque et l'aider à ouvrir un compte.
L'inscrire à l’administration communale dès son arrivée afin qu'il obtienne son Certificat d’Inscription au Registre des Etrangers (CIRE) ce qui lui permettra de circuler dans l'espace Schengen. Ceci est une obligation légale !
Demander à la mutuelle familiale l’inscription de l’étudiant, ce qui est parfois possible vu qu’il sera repris sur la composition du ménage dès l’obtention de son CIRE.
Demandez à votre assurance RC Familiale de bien vouloir couvrir à la fois votre enfant parti pour un an à l'étranger et l'étudiant Inbound que vous hébergez. En général c'est gratuit mais la demande doit se faire explicitement.

L'étudiant Inbound a souscrit une assurance "Soins de Santé – Hospitalisation – Assistance". Veillez à noter le moyen de contacter cette assurance en cas de maladie ou d'accident.

Il est vivement conseillé de prendre des copies de tous les documents officiels, CIRE, carte bancaire, assurance, visa et autres … Cette initiative facilitera des recherches et écourtera votre éventuelle intervention en cas de nécessité.

Le District 2160 du Rotary et le Rotex organisent de nombreuses activités pour les étudiants inbounds. Elles sont toujours officiellement annoncées. En cas de doute consultez le YEO de votre Club ou le site internet http://www.yepbelgiumd2160.org/

L’école pour l’étudiant Inbound

Les parents de l'étudiant Outbound, en concertation avec le Club Rotary, sont responsables du choix de l'école que fréquentera l'étudiant Inbound tout au long de son séjour en Belgique.

Dès l'arrivée de l'étudiant, toujours en concertation avec le responsable du Club, ils se mettent d'accord avec la direction de l'école pour établir un programme scolaire complet et le mieux adapté à l'étudiant.

La scolarité est obligatoire jusqu'à la fin du séjour et l'étudiant Inbound est invité à présenter au moins quatre examens à Noël et quatre en fin d'année scolaire, le français et l’histoire étant obligatoires. Les deux autres matières peuvent être choisies par l’étudiant.

La présence à l'école est obligatoire pendant toute la période scolaire. Les parents d'accueil doivent prendre les mesures nécessaires pour que cette obligation soit respectée. Toute absence injustifiée sera sanctionnée et pourra mener au renvoi de l'étudiant dans son pays en cas de récidive.

Règles pour tous les étudiants Inbound & Outbound

Il est strictement interdit de conduire un véhicule à moteur ! Cependant, il existe une tolérance pour les tondeuses à gazon dans une propriété privée !
Les étudiants doivent se comporter avec respect, avec discrétion, avec politesse et courtoisie dans leurs relations, entreeux et avec les familles, avec les enseignants et toutes autres personnes avec lesquelles ils entrent en contact.
Certains districts rotariens et certains pays ont une législation qui INTERDIT de fumer ainsi que de consommer des boissons alcoolisées avant l’âge de 18 ou de 21 ans. Respecter ces interdictions est une OBLIGATION ! Le nonrespect de ces lois est sujet à un renvoi immédiat !
Les tatouages et piercings sont interdits sauf autorisation parentale PRÉALABLE
La consommation de drogue est absolument interdite !
Les attaches sentimentales durables sont interdites.
Tous les Clubs hôtes et la plupart des organismes que les étudiants rencontreront les feront parler en public: il faut donc emporter de Belgique des présentations de sa famille, de sa localité, de la Belgique (power point), des photos, connaître la Brabançonne etc…
Les voyages pendant le séjour à l’étranger sont strictement régulés :
- Pour tout voyage hors du District d'accueil, il faudra obtenir l'autorisation des parents d'accueil, du Club hôte et du responsable de District.
- Les voyages d’étudiants seuls ou uniquement accompagnés d’autres étudiants ne sont généralement pas autorisés.
- Il est indispensable d'avoir pour chaque voyage une autorisation spécifique des parents naturels.
- Des voyages sont souvent organisés par le Rotary pendant le séjour. Dans de nombreux cas, un voyage final clôture le séjour. Il est facultatif, sauf exception connue à l’avance, son coût n'est pas inclus dans les frais d'inscription, l'autorisation des parents est requise.

Les étudiants Inbounds présents en Belgique :

Sont autorisés à voyager en journée en Belgique et au G.D. de Luxembourg, en dehors des périodes scolaires, s'ils ont l'accord de leur famille d'accueil qui doit, à tout moment, savoir où ils se trouvent et pouvoir les contacter sans problèmes. Des règles précises concernant ces déplacements seront communiquées lors des séances d’informations.
Sont autorisés à voyager à l'étranger aux conditions suivantes :
1. Lors de voyages organisés par leur école avec l’autorisation de leurs parents, de la famille d'accueil et du club d'accueil.
2. Lors de voyages organisés en dehors des périodes scolaires par la famille d'accueil avec l’autorisation de leurs parents naturels, du club d'accueil et du District.
3. Lors de voyages organisés par leur club d'accueil avec l’autorisation de leurs parents naturels et du District.
4. Lors de voyages organisés par leurs parents naturels en dehors des périodes scolaires avec l’autorisation de la famille d'accueil, du club d'accueil, du responsable de district.
5. Aucun voyage ne sera autorisé pendant les jours de scolarité !

Ce que le YEO fera

Pour le futur étudiant Outbond

Interviewer et informer personnellement le candidat à l’échange ainsi que sa famille.
Veiller à la bonne rédaction du dossier, le vérifier, le signer et le faire signer également par toutes les parties concernées par le candidat.
Visiter TOUTES les familles d’accueil dans leur cadre de vie.
Accueillir les étudiants et leurs parents à au moins une réunion du Club avant le départ afin de faire connaissance et de leur remettre des fanions du club.
Veiller à ce que l’étudiant participe aux différentes séances de formation et d’informations.
Veiller à ce que les parents participent également aux deux séances d’informations qui les concernent.

Pour le futur étudiant Inbound

Accueillir et encadrer l'étudiant reçu en Belgique.
Veiller à son accueil à l'aéroport.
Vérifier ses papiers, assurance, passeport, visa, … § Lui trouver un conseiller ou un parrain au sein du club.
Collecter le fond d’urgence.
Veiller à ce que l’étudiant puisse participer à la journée d’accueil qui est OBLIGATOIRE pour tous les nouveaux étudiants Inbounds.
Veiller à son bien-être, être à son écoute, s'intéresser à ses activités, à sa vie en famille, à son école.
Veiller à ce qu’il reçoive son argent de poche en temps utile.
Veiller à ce qu'il vienne régulièrement au Club, au moins une fois par mois et, si possible, plus fréquemment.
Organiser ses déplacements avec le Club ainsi que toutes les participations aux activités du Club.

Réunions diverses

Pour tous les futurs étudiants ‘Outbound’, la participation à un des deux week-ends d'informations sera OBLIGATOIRE ! Ceux-ci sont souvent organisés peu après les vacances de Pâques. L’un se tient à Wégimont et l’autre à Habay-la-Vieille.
La dernière journée, les parents devront rejoindre et reprendre leur jeune candidat après avoir participer à une séance d’informations ainsi qu’au repas le midi.
Les derniers documents utiles seront remis aux étudiants ‘Outbound’ lors d’un apéritif offert par le gouverneur du District 2160 et à tous les étudiants ainsi qu’à leur famille. Cette rencontre se tiendra à la fin du mois de juin. La présence des étudiants y est OBLIGATOIRE !
Pour tous les futurs étudiants ‘Inbound’, une journée d’accueil et d’informations, aussi OBLIGATOIRE, sera organisée à la fin du mois d’août pour tous les nouveaux étudiants d’échange déjà arrivés dans notre district. Les trois familles d'accueil de chaque étudiant d’échange, arrivé ou arrivant seulement en janvier, devront participer à cette journée qui sera suivie d’un repas le midi.
Pour tous les futurs étudiants ‘Inbound’ qui arriveront seulement en janvier, et seulement pour ces derniers, une journée d'accueil et d'informations OBLIGATOIRE sera organisé à la fin du mois de janvier, soit après leur arrivée.